Mail-Backup von Office 365

Ein effektives E-Mail-Management ist für Unternehmen jeder Größe wichtig. Die Verwendung von cloudbasierten E-Mail-Diensten, wie Office 365, bietet viele Vorteile. Beispielsweise ist so eine nahtlose Integration in andere Microsoft-Produkte möglich man kann von überall und mit verschiedenen Geräten auf die E-Mails zuzugreifen. Zweifellos ist Office 365 eine leistungsstarke Lösung, es gilt jedoch zu beachten, dass Office 365 allein nicht ausreicht, um die Email-Daten vollständig zu schützen. Dafür ist ein Mail-Backup unerlässlich.

Was genau ist ein Mail-Backup?

Das Mail-Backup ist eine Sicherungskopie der E-Mails. Dieses E-Mail Backup wird auf einem separaten Speichermedium oder in der Cloud gespeichert. Die meisten Menschen nehmen an, dass ihre E-Mails in der Cloud von Office 365 gesichert sind und dass ein zusätzliches Backup nicht erforderlich ist. Das ist jedoch ein gefährlicher Irrtum, denn der Fokus von Microsoft liegt auf der Dienstverfügbarkeit und Verwaltung der Infrastruktur von Office 365. Der Datenschutz liegt beim Kunden selbst und so ist ein eigenes E-Mail Backup von Office 365 unbedingt nötig.

5 Gründe, warum ein Mail-Backup von Office 365 ein absolutes Muss ist:

Schutz vor Datenverlust:

Obwohl Cloud-Dienste wie Office 365 robuste Sicherheitsmaßnahmen bieten, sind sie nicht immun gegen Datenverluste. Es kann vorkommen, dass E-Mails versehentlich gelöscht oder durch Benutzerfehler beschädigt werden. Die Papierkorbfunktion und der Versionsverlauf von Office 365 schützen nur bedingt vor Datenverlust, denn sind die Daten aus den Office-Speicherregionen gelöscht wurden oder der Aufbewahrungszeitraum vorüber ist, sind die Daten unwiderruflich weg. Ein regelmäßiges Mail-Backup von Office 365 stellt immer eine aktuelle Kopie der E-Mails sicher, um Datenverluste auszuschließen.

Wiederherstellung von gelöschten oder verlorenen E-Mails:

Manchmal werden E-Mails benötigt, die vor langer Zeit gelöscht wurden. Ein Mail-Backup kann gelöschte oder verlorene E-Mails wiederherstellen, selbst wenn sie nicht mehr in der Cloud von Office 365 verfügbar sind. Das Email Backup liegt idealerweise auf einem lokalen Speicherort und dient als Archiv für alle Daten. Falls nötig können Emails, die beschädigt oder gelöscht wurden, über dieses Archiv jederzeit wieder hergestellt werden.

Compliance-Anforderungen erfüllen:

Viele Branchen unterliegen bestimmten rechtlichen Anforderungen in Bezug auf die Aufbewahrung von E-Mails. Diese sind unterschiedlich je nach Branche und Land in dem sich das Unternehmen befindet und werden bei Nichteinhaltung mit Bußgeldern, oder Vertragsstrafen geahndet. Ein Mail-Backup stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen E-Mails für die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Anforderungen archivieren können – auf unbestimmten Zeitraum. Damit dient das Mail-Backup von Office 365 auch der rechtlichen Absicherung gegenüber Behörden oder bei rechtlichen Streitfällen mit Dritten.

Schutz vor Cyberbedrohungen:

Cyberbedrohungen wie Ransomware und Phishing-Angriffe nehmen ständig zu. Wenn Ihre E-Mails kompromittiert werden, besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen oder in falsche Hände geraten. Diese externen Bedrohungen werden meist über E-Mails und deren Anhänge eingeschleust und können Unternehmen großen Schaden zufügen. Durch regelmäßige Mail-Backups können Sie im Falle eines Angriffs schnell wieder auf sichere Kopien Ihrer E-Mails zugreifen. So liefert ein eigenes Email-Backup von Office 365 einen wesentlichen Beitrag zur Datenintegrität und hilft dabei, die Arbeitsfähigkeit des Unternehmens schnell wieder herzustellen.

Flexibilität und Kontrolle:

Ein Mail-Backup von Office 365 gibt Flexibilität und Kontrolle über die eigenen Daten. Denn die Kontrolle und Verantwortung über die Daten überlässt Microsoft den Usern selbst. Bestenfalls ist das E-Mail Backup auf den hauseigenen Servern oder in der unternehmenseigenen Cloud gespeichert. So hat das Unternehmen selbst stets die Kontrolle über seine Daten und kann z.B. entscheiden, wie lange die Daten sinnvollerweise aufbewahrt werden müssen. Das sollte in Abstimmung mit den für das Unternehmen geltenden Richtlinien und kann flexibel lang erfolgen. Denn im Gegensatz zum Standard bei Microsoft funktioniert ein eigenes E-Mail Backup von Office 365 nach den persönlichen Vorgaben und Anforderungen des Unternehmens.

Worauf sollten Sie bei einer Backup-Lösung achten?

An erster Stelle steht auch hier die Sicherheit. Das E-Mail Backup sollte über Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Speicherschutz und abgesicherte Datenwiederherstellung verfügen. Zudem sollte die Back-up Lösung gleichzeitig eine Möglichkeit zur Archivierung der Daten haben, damit ausreichend Speicherkapazität zur Verfügung steht und die Aufbewahrungszeiten für die E-Mail Backups den Wünschen und Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Idealerweise ermöglicht die E-Mail Backup Software auch eine granulare Wiederherstellung von Daten, sprich die Wiederherstellung von nur einzelnen Elementen. So dass beispielsweise nicht ein gesamtes Postfach wiederhergestellt werden muss, sondern man nach einzelnen Elementen suchen und nur diese reproduzieren kann. Last but not least empfiehlt sich eine automatisierte Lösung, damit das E-Mail Backup keine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme für die Mitarbeiter wird, sondern unbemerkt im Hintergrund abläuft und im Fall der Falle dann zuverlässig verfügbar ist.

Das E-Mail Backup von Office 365 als sichere Ergänzung

Ein E-Mail-Backup ist kein Ersatz für die Sicherheitsmaßnahmen von Office 365. Es ist eine Ergänzung, die Daten noch besser schützt und zusätzliche Sicherheit gibt. Das Backup sollte regelmäßig aktualisiert werden, damit die Daten immer auf dem neuesten Stand sind.

Insgesamt ist ein Mail-Backup von Office 365 unverzichtbar, um geschäftlichen Kommunikationsdaten zu schützen. Es bietet Schutz vor Datenverlust, ermöglicht die Wiederherstellung gelöschter E-Mails, erfüllt Compliance-Anforderungen, schützt vor Cyberbedrohungen und gibt dem Unternehmen die Kontrolle über die eigenen Daten. Eine Investition in ein zuverlässiges Mail-Backup-System lohnt sich und stellt dem Unternehmen sicher, dass alle E-Mails jederzeit sicher und verfügbar sind.

Alexander Czech (CEO)

“Die Zufriedenheit unserer Kunden ist unser Maßstab, daher geben wir immer 100%, um Ihre Erwartungen zu erfüllen."

13. Juli 2023
10:07
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Warum ein Mail-Backup von Office 365 für die Datensicherung wichtig ist.